O programa de organização de documentos de transporte é uma das configurações fornecidas pelo USU Software, que tem como objetivo controlar os documentos de transporte que devem acompanhar a entrega da carga e os documentos que comprovam o registro do veículo para o transporte de mercadorias. Ambos podem ser considerados como documentos de transporte. O programa de compilação de documentos de transporte prevê o gerenciamento de documentos em modo automático, para o qual o programa oferece módulos especiais denominados janelas de gerenciamento, por meio dos quais os dados primários atuais são inseridos no programa para o reflexo efetivo do processo de produção. Vários formulários para preenchimento de documentos de transporte têm um formato especial e cumprem duas funções: agilizar o procedimento de preenchimento de documentos de transporte e estabelecer uma conexão entre novos valores e valores já incluídos no programa de preenchimento de documentos de transporte. A peculiaridade do formato reside na capacidade de automatizar documentos - eles contêm um menu embutido para selecionar opções (o gerente deve escolher a opção apropriada entre eles) ou fornecer uma transição ativa para um banco de dados específico para selecionar a posição desejada. Nele, retorne também ao formulário do documento. Isso certamente acelera o fluxo de trabalho com guias de remessa e os dados são vinculados por meio de menus e bancos de dados. As respostas do menu, que ajudam a organizar o trabalho do documento, são sempre diferentes e incluem informações sobre o solicitante principal, que é o cliente, departamento de transporte ou produto, dependendo do documento que está sendo preenchido. Graças a esta função, elimina-se a possibilidade de erros durante a formação do documento, o que torna a organização do documento exata e precisa. Após o preenchimento do formulário e tendo em conta a informação nele introduzida, são gerados automaticamente documentos de transporte, para os quais é utilizada a base normativa e referencial da indústria, integrada no programa de preenchimento de documentos de transporte. Nosso programa também tem a funcionalidade de fornecer recomendações metodológicas para a formação de documentos de acordo com os atos legais, regulamentos legais e exigências alfandegárias de qualquer país e empresa. A documentação assim organizada possui um padrão oficialmente aprovado, sua geração automática obedece às regras estabelecidas, não há erros, o que é importante no transporte de mercadorias para diferentes países com diferentes leis de transporte. O programa de registo de documentos de transporte oferece uma gestão documental digital de alta qualidade, quando a documentação gerada é sujeita a registo automático em catálogos digitais, também concebidos pelo programa para armazenar os seus registos. Nesse caso, o programa salva um registro com listagens contínuas, define a data atual nos documentos por padrão, cria arquivos que correspondem ao conteúdo dos documentos, monitora seu retorno após a assinatura e descobre se o original ou uma cópia digitalizada é mantido. no programa. O programa de registo de títulos de transporte pode ainda realizar um processo diferente do acima referido, quando o controlo é estabelecido no documento de registo emitido para um determinado transporte com referência ao seu período de validade, juntamente com a carta de condução, de forma a que o transporte e o motorista está totalmente preparado para cada entrega. Terminado o prazo de validade, o programa informa os funcionários responsáveis sobre a iminente alteração dos documentos de transporte, a fim de dar tempo para a renovação do cadastro. O programa de guias de remessa é instalado remotamente nos computadores de trabalho da empresa pela equipe da USU Software, para o qual utiliza uma conexão com a Internet, como em qualquer trabalho remoto. O programa pode funcionar sem Internet com acesso local, mas para o funcionamento de um espaço de trabalho unificado de informações, que inclua todas as filiais da empresa, inclusive geograficamente distantes, é necessária a Internet. Uma rede compartilhada permite um livro razão geral, o que reduz os custos da empresa quando se trata de automação empresarial. O programa de gestão de documentos de transporte também oferece controle de acesso por meio da atribuição de contas e senhas individuais aos funcionários que foram autorizados a rastrear suas atividades no programa, que inclui serviços relacionados aos processos de transporte, o que permite obter rapidamente informações de todos os funcionários. Nosso programa possui um sistema de rastreamento de informações multifacetado, que leva à visualização do estado real dos processos de trabalho, levando em consideração todas as nuances que sempre surgem. A acessibilidade do programa é garantida por uma navegação confortável no mesmo, possível graças a uma interface de usuário simples e simplificada, que também permite que seja utilizado por várias pessoas ao mesmo tempo, gerenciando seus dados de trabalho sem sobreposição. A distribuição dos dados no programa é clara, os formulários digitais possuem o mesmo padrão de apresentação e organização, o que agiliza o trabalho dos usuários no programa e economiza tempo de trabalho. O software USU não apenas possui os recursos mencionados acima, mas também vários outros recursos que ajudarão muito o seu negócio. Vamos ver como esses recursos podem beneficiar a empresa. Nosso programa possui diversos bancos de dados para registro dos principais tipos de atividades, além disso, possuem a mesma estrutura e princípio de divulgação de informações. A gama de nomenclatura contém uma lista abrangente dos principais itens que as empresas usam para trabalhos de entrega e serviços, e cada lista também possui seu próprio número de identificação exclusivo. A quantidade de documentação e as características comerciais individuais permitem encontrar rapidamente um produto entre milhares de nomes idênticos, entre outros, especialmente numerados. Para ter em conta o trabalho com os clientes, é criada uma base de dados em formato CRM, onde são apresentados os dados de cada cliente, incluindo dados de contacto, interações anteriores com os mesmos, plano de trabalho e muito mais. O CRM monitora constantemente os clientes, identifica entre eles aqueles que têm potencial para se tornarem clientes regulares e até compila uma lista desses clientes para o gerente da empresa. O CRM permite que os gerentes criem planos de trabalho, segundo os quais a administração monitora regularmente suas atividades, avalia prazos de trabalho, qualidade e muito mais. Para levar em consideração a movimentação de mercadorias no depósito, o programa prevê o registro de documentos por meio de notas fiscais, elas são elaboradas automaticamente usando a nomenclatura. As faturas criam a sua própria base de dados, onde são representados diferentes tipos, para separação sugere-se atribuir um estado a cada tipo e colori-los para divisão visual. Para a contabilidade do transporte, o programa cria um banco de dados de pedidos e documentos, onde são coletadas todas as solicitações, quer o transporte tenha sido bem-sucedido ou não. Todos os pedidos da base de pedidos possuem um status que indica o grau de prontidão e uma cor atribuída a eles, para que o gestor possa controlar visualmente as etapas do embarque. Os status no banco de dados de pedidos mudam automaticamente: quando os funcionários adicionam seus dados aos registros de trabalho, o programa os seleciona a partir daí, classifica e altera a disponibilidade do pedido fornecido. Para ter em conta o estado e a carga das viaturas, foi criada uma base de dados de transportes, que lista todos os tipos de transporte atribuídos à frota com as suas características detalhadas. O banco de dados de transporte contém informações sobre cada unidade, incluindo número de entregas, reparos, prazo de validade dos documentos de registro, consumo de combustível, etc. A contabilidade estatística permite pré-calcular indicadores usando estatísticas acumuladas, o que permite planejar todas as despesas, o quantidade de mercadorias em estoque e muito mais.
