Os relatórios do centro de tradução são, em sua maioria, criados espontaneamente. Um centro de tradução é uma organização independente que fornece serviços de tradução a clientes externos ou a um departamento de uma grande organização que atende às suas necessidades. Muitas vezes, um centro independente é criado por profissionais que decidiram ingressar na gestão conjunta do negócio. Existem, por exemplo, dois tradutores altamente qualificados. Eles trabalham bem, têm boa reputação e clientes regulares. Além disso, cada um deles é especializado em determinados tipos de trabalho (tradução simultânea, determinados temas, etc.). Quando um deles tem uma questão que o outro pode resolver melhor, o primeiro lhe dá aquela ordem e ele pega outra, mais adequada. É assim que as tarefas são trocadas, o que com o tempo se torna um trabalho comum e um centro comum de tradução. No entanto, cada um inicialmente manteve uma base de clientes e registrou os negócios recebidos de forma independente. Ou seja, ambos os tradutores fizeram anotações separadamente. A criação de um único centro não mudou essa situação. Os sistemas contábeis formados espontaneamente permaneceram cada um por conta própria, não foram combinados em um todo. Diferenças na estrutura, unidades contábeis e lógica operacional levam a certas contradições e conflitos entre elas. Se não forem feitos esforços para construir um sistema de contabilidade comum (de preferência automatizado), as contradições existentes se intensificarão e poderão criar muitos problemas. Numa versão extremamente negativa, também paralisa as atividades da organização. Por exemplo, ambos os tradutores levaram em consideração a quantidade de trabalho realizado em milhares de caracteres. No entanto, o primeiro mediu o texto da tradução resultante (original) e o segundo mediu o texto traduzido (total). É claro que o número de caracteres no original e no final é diferente. Como os parceiros operavam separadamente, isso não representava grande problema, pois eles simplesmente trocavam pedidos e inseriam os dados em suas planilhas como antes. No entanto, no centro geral havia uma discrepância entre os valores dos pagamentos recebidos do primeiro e do segundo sócios. Isso, por sua vez, levou a dificuldades na contabilidade e na contabilidade tributária. Somente a implementação de um sistema de contabilidade unificado e adaptado ao centro de tradução pode efetivamente lidar com tais problemas e evitar que eles ocorram no futuro. Se estamos falando de um centro de tradução como uma subdivisão de uma grande empresa, as complicações relacionadas à consideração disso decorrem do fato de ser uma subdivisão. Isso significa que o sistema de contabilidade existente na organização se aplica automaticamente a esse departamento. Já contém objetos contábeis e unidades de medida necessárias para toda a atividade da empresa. O centro de tradução tem as suas próprias funções e deve ter as suas próprias instalações de contabilidade. Por exemplo, existe uma determinada instituição de ensino (UZ). Oferece ensino médio e superior, coopera ativamente com organizações estrangeiras, implementa projetos conjuntos, faz intercâmbio de estudantes. Um centro de tradução foi criado para atender às necessidades de comunicação com estrangeiros. A disciplina principal da contabilidade na UZ é a hora letiva. Todo o sistema é construído em torno dele. O assunto principal deve ser traduzido no centro. Mas na plataforma existente, é impossível configurar todos os parâmetros. Por exemplo, não há tipos de tradução suficientes. Para resolver de alguma forma o problema, os funcionários fazem registros em planilhas de Excel e transferem periodicamente os dados básicos para o sistema geral. Isso leva à irrelevância das informações sobre o centro no sistema geral. Tentativas de resolver problemas sem afetar os fundamentos do sistema apenas os agravam. A solução para esta situação passa pela implementação de um sistema contabilístico que se adapte às tarefas das diferentes empresas. Um registro comum de clientes, pedidos e qualidade das tarefas é formado. Todas as informações necessárias são devidamente estruturadas e praticamente armazenadas. Cada funcionário pode receber os materiais necessários. A contabilidade é realizada com base em objetos individuais, o que reduz as divergências devido a inconsistências no significado dos eventos. As unidades de reporte são comuns a todo o pessoal. Não há discrepâncias na contabilização de tarefas aceitas e concluídas. O desenvolvimento do centro e o planejamento de suas atividades operacionais são baseados em informações completas e atualizadas. O gerente pode fornecer a mão de obra necessária a tempo em caso de texto grande. Você pode agendar feriados com o mínimo de interrupção do processo. O programa suporta a função de informação obrigatória para o objeto contábil selecionado. Por exemplo, para cada usuário de cada chamada ou serviço. O sistema oferece a capacidade de gerenciar mensagens de forma flexível de acordo com a atividade solicitada. Notícias gerais podem ser enviadas por correio normal e lembretes de preparação de tradução podem ser enviados por mensagem individual. Como resultado, cada parceiro recebe apenas mensagens de seu interesse. Os dados padrão são incluídos automaticamente na operação de documentos oficiais (contratos, formulários, etc.). Isso economiza tempo para tradutores e outros editores e melhora a qualidade da documentação. O programa permite atribuir diferentes direitos de acesso a diferentes usuários. Todos os funcionários podem usar suas habilidades para encontrar informações, mantendo a consistência dos dados. O sistema oferece a função de atribuir artistas de diferentes listas. Por exemplo, na lista de funcionários em tempo integral ou freelancers. Isso amplia as possibilidades de gerenciamento de recursos. Quando um texto grande é exibido, você pode atrair rapidamente os artistas certos. Todos os arquivos necessários para execução podem ser anexados a qualquer solicitação específica. Tanto a troca de documentos organizacionais (por exemplo, contratos ou solicitações de entrega) quanto de materiais de trabalho (textos de apoio, traduções prontas) são simplificadas e aceleradas. O programa de automação fornece estatísticas de chamadas para cada cliente durante um determinado período. O gestor pode determinar a importância deste ou daquele cliente, que peso tem na hora de entregar as tarefas ao centro. A possibilidade de obter informações sobre o pagamento de cada pedido facilita entender o valor do usuário do centro, ver com clareza quanto dinheiro ele traz e quanto custa armazenar e manter (por exemplo, a taxa de desconto ideal) . Os salários dos artistas são calculados automaticamente. Cada artista faz um registro preciso do volume e velocidade da atividade. O gestor consegue analisar facilmente os rendimentos gerados por cada colaborador e consegue criar um sistema de motivação eficaz.
