O departamento de controle de execução de documentos é uma unidade especial cujas atribuições incluem o controle de todos os documentos utilizados pela empresa em suas atividades diárias. A exatidão da preparação de documentos, transferência, prazos de execução e arquivamento precisa ser controlada. Os especialistas deste departamento realizam todos os tipos dessas atividades de controle. Esse departamento tem várias tarefas importantes. Todas as suas ações devem ter como objetivo criar condições na empresa para evitar casos de perda e confusão de documentos. Todas as pesquisas de documentos devem ser o mais rápido possível. Os colaboradores da área também acompanham o desempenho, documentando casos de irregularidades, falta de providências necessárias, descumprimento de prazos ou processos de homologação. O controle no departamento é realizado em duas direções: as ações com documentos e a localização dos documentos no momento são levadas em consideração separadamente. O primeiro tipo é voltado para o acompanhamento de transações e prazos, executando documentos. O controle efetivo das ações ocorre apenas quando todos os documentos são registrados no sistema geral, antes de serem transferidos para o executor. O monitoramento da localização de documentos no departamento deve estabelecer um esquema claro de emissão ou transferência de documentos entre funcionários, transferindo-os para o arquivo e registrando sua destruição. O trabalho departamental mais eficaz onde ambos os tipos de controle podem ser exercidos. O departamento é estrategicamente importante para a empresa. O controle de execução por ele realizado possibilita a integridade e exatidão da execução de ordens e tarefas. Adotar medidas preventivas para prevenir a violência contra funcionários, bem como facilitar a resolução oportuna de denúncias e investigações internas. É importante para o trabalho do departamento ter uma instrução claramente formulada, que mencione quem exerce o controle e quais poderes eles têm, quais documentos precisam de acompanhamento geral ou especial durante a execução, quais são as principais etapas do fluxo de documentos, quais são . Tempo alocado para determinados tipos de documentos. Com base em todos os resultados do trabalho, os especialistas do departamento elaboram relatórios, cujo conjunto de informações serve de base para as decisões de gestão. O controle não se limita ao rastreamento de movimentação de documentos por terceiros. Os funcionários do departamento devem lembrar a execução dos prazos críticos que se aproximam, a necessidade de realizar determinadas ações. Cada organização tem o direito de decidir por si mesma se precisa de tal departamento. Hoje, muitas pessoas seguem o caminho de reduzir a unidade de controle, pois existem softwares que permitem esse controle. Apenas um ou dois funcionários em vez de um departamento inteiro são necessários para interagir com o software, mantendo o controle sobre todos os documentos da empresa. O programa permite o preenchimento automático de documentos, definição de prazos e atribuição de desempenho no sistema. De acordo com o número de documentos, designação, indicação de peças ou essência, período de preparação, o contratante pode facilmente, com alguns cliques, determinar não só a localização dos documentos, mas também o seu estado, condições. Os especialistas do departamento podem ver uma lista de todas as tarefas atuais na tela e ver as mais urgentes. Com controle de software, o software notifica os usuários quando os prazos estão se aproximando automaticamente. Os responsáveis pela conformidade e outros especialistas não são obrigados a produzir relatórios de desempenho. O gerente usa relatórios gerados automaticamente - eles são mais precisos, além disso, não exigem tempo e dinheiro. O programa reduz o número de rotinas, aumenta a velocidade de trabalho de cada departamento e reduz custos. Os documentos são armazenados de forma segura em um arquivo eletrônico. O controle de desempenho no sistema de informação torna-se simples e moderno. Além disso, cada usuário possui apenas as funções e capacidades que o ajudam pessoalmente a desempenhar suas funções. Somente o gerente pode cancelar os documentos, interromper a execução, alterar os executores. O programa permite monitorar não apenas documentos internos, mas também documentos de saída, definir o horário das notificações de execução. Ao trabalhar, é importante que todos os artistas, autores de documentos possam cooperar estreitamente. Só neste caso podemos falar de eficiência. Se os colaboradores do departamento receberem a tempo os documentos e instruções necessários, se virem com clareza os prazos, receberem lembretes, fica mais fácil para eles fazerem tudo o que a direção espera deles, sem esquecer de nada. A inspeção não requer custos ou esforços adicionais. Este é um processo natural. Funcionários mais responsáveis, o desempenho de suas funções aumenta em todos os aspectos. O software do departamento de controle de desempenho de documentos foi desenvolvido pela empresa de sistemas USU Software. Além de um aumento qualitativo na eficiência do trabalho com documentos, o USU Software aumenta a eficiência de cada departamento da organização, fornece contabilidade e controle de estoque, logística, produção, finanças, vendas, atendimento a clientes, compras, contratados. Para organizações específicas, atendendo às suas especificidades, é possível desenvolver softwares únicos. Ele garante a execução mais precisa de cada pedido no sistema em relação à forma de gerenciamento na empresa. A utilização do software USU não só traz ordem aos documentos, mas também permite reduzir todos os tipos de custos, o que por sua vez leva ao aumento dos lucros, aumento das vendas, aumento da reputação da organização e fortalecimento de sua posição no mercado. A versão demo está disponível para download gratuito no site do desenvolvedor. Tem pouca funcionalidade, mas é suficiente para familiarização. Os funcionários do departamento corporativo não precisam treinar por muito tempo, pois o sistema possui uma interface simples e intuitiva. O controle do programa com o software USU pode ser realizado em diferentes idiomas, preparação de documentos, relatórios de desempenho e transações em diferentes moedas e em qualquer idioma do mundo. Quando você compra a versão completa, o custo não é alto. Depende do número de departamentos e usuários automatizados. Em qualquer caso, não há taxa de assinatura obrigatória para usar o sistema de software USU. Rápida execução do projeto de automação sem atrapalhar a rotina normal da organização. Os desenvolvedores fornecem controle e suporte técnico. Todos os departamentos, divisões e filiais da empresa estão reunidos em um espaço comum de informações, o que garante uma contabilidade confiável e controle de circulação de documentos, pedidos e transferência de pedidos. A execução do pedido ou documentos no sistema de informação do programa USU pode ser monitorada a qualquer momento, determinando o status, o executor, o desempenho e o escopo restante da atividade. Funcionários de qualquer departamento da empresa podem criar tarefas com nota, neste modo o próprio programa avisa os usuários sobre etapas que se aproximam, prazos, etc. O controle pode ser mais completo se o software for integrado ao site e ao telefone, câmeras da empresa, caixas registradoras e equipamentos de almoxarifado. Todas as transações estão sujeitas a um sistema confiável de contabilidade. O planejador integrado na solução de software ajuda você a fazer planos, distribuir tarefas entre artistas, definir prazos e prazos e controlá-los. Além disso, com a ajuda do planejador, você pode alocar orçamentos, fazer previsões de negócios. Os documentos das ações internas e externas realizadas na organização são preenchidos automaticamente pelo sistema. Você pode atualizar e editar modelos. Ao integrar o software com a estrutura legal, as atualizações legislativas são fornecidas em tempo hábil. O software ajuda o departamento do cliente a estabelecer uma abordagem centrada no cliente, onde você pode trabalhar facilmente com cada cliente individualmente. Para isso, o software atualiza automaticamente as informações no banco de dados detalhado do usuário. Para um controle mais preciso do desempenho do sistema, podem ser utilizados anexos na forma de arquivos de todos os formatos eletrônicos existentes. Em qualquer caso, com o pedido, o cliente pode anexar fotos e vídeos, gravações de conversas telefônicas, cópias de documentos. Um gestor pode avaliar objetivamente a eficiência de cada departamento e de cada funcionário de sua equipe. O software USU ajuda a coletar e analisar estatísticas de produtividade, utilização e eficiência dos funcionários e calcula automaticamente os salários. A partir do sistema, o gestor pode receber relatórios detalhados em uma frequência especificada ou a qualquer momento para monitorar a relevância. Lucro e vendas, estoque e volume de produção, volume de desempenho - para cada número você pode obter gráficos, tabelas e gráficos. Documentos técnicos e tecnológicos especialmente complexos podem ser comparados com manuais de software no sistema. Você pode criar esses livros de referência no início do software ou baixá-los e carregá-los no sistema em qualquer formato. Os funcionários do departamento podem se comunicar rapidamente por meio de um diálogo rápido, e a empresa pode informar clientes e parceiros sobre tudo o que julgar necessário, enviando automaticamente SMS, e-mail. Mensagens de correio ou mensagens instantâneas diretamente para seu sistema de contabilidade. Não apenas documentos e funcionários sob controle, mas também transações em dinheiro, estoque da empresa. Ao realizar qualquer ação com finanças ou materiais, bens, o programa os leva imediatamente em consideração e contribui para a eficiência do gerenciamento de recursos. Avaliações reais de clientes também são necessárias para avaliar a qualidade do trabalho. Seu sistema coleta via SMS e fornece essas estatísticas para revisão de gerenciamento. Aplicativos móveis especiais foram desenvolvidos para funcionários do departamento corporativo e clientes regulares que se comunicam frequentemente. O gerente aprende controle adicional, contabilidade e maneiras de aumentar a velocidade e a qualidade do atendimento de pedidos com dicas úteis da bíblia do gerente moderno.
