Em muitas organizações, os usuários primeiro encontram a equipe de recepção e a primeira impressão, o sucesso subsequente da cooperação depende de como seu trabalho é estruturado; portanto, os gerentes tentam otimizar seu trabalho criando uma estação de trabalho administrativa automatizada. O administrador, enquanto principal da empresa, deve organizar adequadamente o mecanismo de atendimento ao visitante, criar condições confortáveis durante a sua visita, não atrasar o registo, evitar erros nas operações de trabalho com documentação e ser um elo eficaz com outras estruturas. Quanto maior a estrutura organizacional e o quadro de pessoal da organização, mais difícil é estabelecer uma abordagem racional dos aspectos dos cargos administrativos por parte do destinatário. A inclusão de um assistente automatizado neste assunto pode neutralizar a maioria das dificuldades e organizar as coisas em questões organizacionais. O software selecionado corretamente torna-se a base para a promoção bem-sucedida dos serviços e produtos da empresa, eliminação de erros e perda de dados causada pela influência do fator humano.
Nosso desenvolvimento pode ser perfeito para esse software, pois oferece a seus usuários o conjunto ideal de recursos com base nos requisitos, desejos e necessidades reais da empresa. Através do sistema USU Software é possível trazer para um formato automatizado não só os processos da estação de trabalho do administrador, mas também utilizar uma abordagem integrada em toda a estrutura de fazer negócios. A aplicação baseia-se no princípio da aprendizagem intuitiva, o que facilita a transição para uma nova plataforma de trabalho, formando colaboradores em literalmente horas. Para os futuros usuários, o conhecimento básico de informática é suficiente, pois ajudamos você a descobrir o resto, ajudando você desde o início. Qualquer operação, cadastro de usuários, preparação de documentação, etc., ocorre de acordo com algoritmos customizados, utilizando templates padronizados, o que elimina a possibilidade de perda de informações importantes. No modo automático, a velocidade do serviço aumenta, porque você precisa inserir dados apenas com linhas vazias, além de usar um banco de dados preparado.
Os recursos de configuração do sistema de software da USU não se limitam à estação de trabalho automatizada do administrador, mas se estendem mais amplamente a outras instalações, diretorias e departamentos, você decide o que incluir na funcionalidade e quando expandi-la. Para a conveniência da busca e processamento de informações, um espaço unificado de informações é criado, com acesso limitado aos usuários dependendo de suas responsabilidades de trabalho. O administrador pode registrar rapidamente um visitante usando o modelo, ou procurá-lo no catálogo em segundos, inserir novos dados, anexar documentos, planejar a próxima visita usando o catálogo eletrônico. O sistema suporta várias formas de mailing, não só por e-mail, mas também por SMS, Viber, que permite saber novidades, eventos, promoções, gastando o mínimo de recursos. Ao enviar, é possível agrupar os destinatários de acordo com determinados critérios, parâmetros, receber análises e relatórios sobre os resultados. Os funcionários podem trabalhar muito mais em suas estações de trabalho do que antes, e as tarefas de rotina são concluídas automaticamente sem intervenção humana.
A configuração do produto de software USU torna-se um meio eficaz de organizar reuniões de visitantes e outras questões de gerenciamento administrativo. A simplicidade da interface e o entendimento da estrutura dos módulos do menu contribuem para o rápido desenvolvimento de qualquer colaborador. Uma estação de trabalho automatizada é configurável para executar tarefas de trabalho.
O sistema não limita o número de usuários, depende das licenças adquiridas e instaladas, mantendo a velocidade das operações.
O especialista recebe uma conta separada para o desempenho de suas funções de trabalho, inserindo-a envolve a inserção de um login e senha. A integração com o telefone permite visualizar o cartão do cliente, o que significa que você pode consultar e agendar rapidamente. O programa automatizado registra as ações da equipe em seus logs, o que facilita o monitoramento posterior e a avaliação de desempenho. A comunicação com as contrapartes é feita não apenas ao fazer uma chamada, mas também através do envio de mensagens na forma de SMS, Viber ou e-mail. A plataforma torna-se um local de interação de todos os colaboradores, agilizando a solução de tarefas internas, aprovação de formulários de documentos. O fluxo de documentos da empresa contém diversas amostras que atendem a padrões legais, normas do setor. Se você precisar criar uma cópia de backup do arquivo existente de informações, catálogos, contatos, poderá solicitar o mecanismo apropriado.
Mensagens automáticas e lembretes de usuários não permitem que você perca eventos importantes, chamadas, reuniões. Devido ao entendimento de cada etapa do registro, ao suporte das contrapartes, a qualidade do serviço aumenta, o que significa que a demanda por bens e serviços aumenta. A análise de atendimentos, ligações, mensagens auxilia o administrador a desenvolver uma estratégia mais eficaz para atingir os objetivos desejados. Recomendamos que você primeiro explore as funções básicas usando a versão de demonstração e só então decida por uma ferramenta de estação de trabalho automatizada.
